Verwenden der optischen Zeichenerkennung zur Verbesserung der Dokumentverarbeitung

Laut einer von der Aberdeen Group durchgeführten Forschungsstudie basieren 72% der erhaltenen Rechnungen auf Papier, und Sie erhalten durchschnittlich 18,72 US-Dollar zurück, um jede einzelne zu bearbeiten. Dies ist eine bemerkenswerte Menge an Geld, die für eine Einzelrechnung ausgegeben werden muss, und auch bei Dienstleistungen werden sich diese Zahlen mit der Zeit schnell ansammeln. Zu den Methoden, mit denen der Dienst diese Verarbeitungszahlen minimieren kann, gehört die Verwendung der modernen OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Die optische Zeichenerkennung unterstützt Unternehmen dabei, Geld und Zeit zu sparen, indem sie die Leistung steigert und die Menge an Informationen eingibt, die für die Verarbeitung von Dateien wie Rechnungen, Faxen und E-Mails erforderlich sind.

Was ist OCR? Die optische Zeichenerkennung kann als Softwareprogramm definiert werden, das gescannte Bilder gedruckter oder transkribierter Nachrichten direkt in eine Form konvertiert, die bestätigt und leicht verfeinert werden kann. Mit einem OCR-System können Sie wichtige Unternehmensinformationen aus einem Datensatz abrufen, direkt in eine elektronische Datei einspeisen und die Daten dann mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer anderen Softwareanwendungslösung bearbeiten. OCR-Innovationen haben einen großen Einfluss auf die Methodeninformationen, die erfasst, gespeichert, geteilt und geändert werden. Wenn jemand vor OCR ein Dokument in elektronische Daten umwandeln wollte, musste jede Webseite Wort für Wort eingegeben werden.

Mit einer Marktforschungsstudie, die zeigt, dass bis zu 70% aller Kosten für die Rechnungsverarbeitung in die Papierbearbeitung und auch in Dateneingabeprozesse fließen, werden durch die Beseitigung der handbetätigten Eingabe von Informationen aus Ihrem Unternehmen die Kosten erheblich gesenkt und die Serviceverfahren verbessert. Services können viel Zeit, Geld und männliche Macht aufwenden, indem sie Daten von Hand verarbeiten sowie Daten von Schuppen oder verlegten Aufzeichnungen finden und wiederherstellen. Mit einem OCR-System wird jedoch die Angst aufkommen, mit stundenlangen Deklarationen von Schränken zu sortieren ein Ding der Vergangenheit. Stattdessen werden Unternehmen schnell mit dem Suchen und Abrufen einer Datei innerhalb von Sekunden und Stunden vertraut. Klicke hier GOBD Kasse

Die Vorteile der Verwendung von Softwareanwendungen wie OCR übersteigen die Zeitersparnis. Es gibt alle Arten von Vorteilen, bestehend aus:

- Reduzierte Kosten für den Informationszugriff

- Erhöhte Geschwindigkeit der Datenextraktion

- Weniger Datenfehler, wodurch die Informationsintegrität erhöht wird

- Reduzierte Bearbeitungszeiten

- Einfach und kostengünstig zu speichern sowie Aufzeichnungen zu finden

- Digitale Kopien können in einer Vielzahl leicht verfügbarer Formate aufbewahrt werden

- Mehrere Personen können gleichzeitig auf genau dasselbe Dokument zugreifen

Unternehmen können die mit der Deklaration, Archivierung und Langzeitspeicherung verbundenen Kosten mit einem Dokumentverwaltungsmittel, das OCR enthält, minimieren. Sie können zusätzlich die Menge an Papier und Tinte verringern, die zum Veröffentlichen von Papieren verwendet wird. Da 7,5% der Datensätze verloren gehen oder verloren gehen, kann das Dokumentverwaltungssoftwareprogramm zusätzlichen Schutz und individuelle Überwachung bieten, um gescannte Dateien abzuschirmen.

Mit solchen Vorteilen kann ein Unternehmen die Effizienz im Büro steigern und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf noch taktischere Aufgaben zu konzentrieren. gleichzeitig viel Geld sparen. OCR ist ein nützliches Softwareprogramm, das viele Unternehmen genutzt haben und von dem sie sicherlich noch einige Jahre profitieren werden.